Om Linnéuniversitetet
Linnéuniversitetet er et av Sveriges større universiteter med campuser i Växjö og Kalmar. Med et bredt spekter av utdannings- og forskningsaktiviteter har universitetet et stort behov for effektive digitale systemer for å håndtere administrasjon og tjenester til studenter og ansatte.
Bakgrunn og behov
Linnéuniversitetet hadde et klart mål: å lage et felles saks- og prosesshåndteringssystem som kunne brukes bredt i administrasjonen. Tidligere ble det brukt forskjellige systemer og manuelle prosesser, noe som førte til ineffektivitet og manglende oversikt.
«Vi trengte en plattform som var mer brukervennlig og kunne brukes av flere avdelinger. Det forrige systemet fungerte bra for IT, men kunne ikke levere den støtten virksomheten trengte», sier Fredric Wigren, administrativ leder for telefoni og infosenter.
Etter en anskaffelse i 2018 valgte universitetet Easit GO , som utmerket seg med sin fleksibilitet og enkelhet.
Utbredt bruk innen universitetet
I dag brukes Easit GO innenfor 20 seksjoner fordelt på syv avdelinger, som IT-støtte, kommunikasjonsavdelingen, universitetsbiblioteket og studentavdelingen, etc. Studentsaker håndteres også i GO .
«Selvbetjeningen vår er åpen for både studenter, eksterne brukere og ansatte, noe som gjør det enkelt å følge statusen på sakene», sier Lina Warme, seksjonsleder for IT-støtte.
Digitalisering og effektivisering av prosesser
En av de største fordelene med Easit GO er at universitetet kan opprette og tilpasse prosesser til sine behov. Tidligere ble manuelle metoder som e-post og delte funksjonspostkasser brukt, noe som medførte at saker risikerte å falle mellom stolene.
« Innføringen av Easit GO har resultert i en betydelig forbedring av arbeidsflytene våre. Vi har nå en mer strukturert håndtering av saker, noe som har skapt bedre sporbarhet og raskere saksbehandling», sier Fredric Wigren.
Merkbare resultater og fordeler
Innføringen av Easit GO har betydd:
- En mer strukturert og effektiv saksbehandling.
- Redusert risiko for at saker faller mellom to stoler.
- Raskere behandling og bedre åpenhet for både ansatte og studenter.
- Automatiserte prosesser for tilbakevendende arbeidstrinn, noe som frigjør tid for virksomheten.
«Vi har sett en klar forbedring i sporbarhet og oppfølging. Mange bedrifter ber nå om Power BI-rapporter for å analysere prosessene sine og forbedre arbeidet sitt», sier Fredric Wigren.
Uavhengighet og redusert avhengighet av konsulenter
Linnéuniversitetet har bygget de fleste prosessene sine selv i Easit GO , noe som har redusert behovet for konsulenter.
«Vi har gjort omtrent 70–80 % av konfigurasjonene selv. Det er en stor fordel at vi kan tilpasse systemet til våre egne behov, uten å være avhengige av eksterne ressurser», sier Fredric Wigren.
Fremtiden – Easit GO som en prosessmotor
Universitetet ser på Easit GO som mer enn et saksbehandlingssystem – det fungerer som en prosessmotor for digitalisering og automatisering.
«Målet vårt er at Easit GO skal gi andre systemer relevant informasjon og automatisere prosesser. Det er en sentral del av vår digitaliseringsstrategi», sier Fredric Wigren.
Henrik Traveler
Produktsjef
easit
070-249 36 06