I dette innlegget skal vi prøve å tydeliggjøre forskjellene mellom samarbeid og samarbeid. Hvorfor tror noen organisasjoner at de samarbeider når de egentlig bare jobber sammen mellom avdelinger? Vi skal også forklare hvordan dette relaterer seg til Enterprise Service Management.
Samarbeid og arbeid sammen – er ikke det det samme?
Mange organisasjoner legger ofte og villig vekt på hvor gode de er på internt samarbeid. Det engelske ordet for samarbeid er mye brukt. På engelsk finnes også begrepet « cooperation » som trekker litt mer på samarbeid, det vil si å jobbe sammen. Hvis vi tror vi samarbeider når vi faktisk jobber sammen, kan det ha en negativ innvirkning på mulighetene våre til å digitalisere og automatisere arbeidet vårt – det vil si å bli enda mer effektive og konkurransedyktige.
Det er jo åpenbart å samarbeide, ikke sant?
Samarbeid gjør det mulig for organisasjoner å bruke de riktige menneskene, til de riktige oppgavene, for å levere de riktige resultatene – og dermed forbedre effektiviteten og problemløsningskapasiteten, skape sterkere arbeidsrelasjoner og drive innovasjon. Det kan virke åpenbart, så hvorfor er det så vanskelig?
Ja, for med samarbeid følger noen utfordringer, som for eksempel:
- Tap av gruppeidentitet
Identitet gir grupper et fokus og mening i en organisasjon. Ganske enkelt en eksistensberettigelse. - Tap av legitimitet
En gruppes legitimitet utvikles når dens egen gruppe oppfattes av andre som passende, akseptabel, verdifull og unik i organisasjonen. - Tap av kontroll
Grupper mener de må kunne handle selvstendig for å få til meningsfull endring.
For eksempel kan en IT-servicedesk føle at den ikke er kvalifisert nok til å være en servicedesk på bedriftsnivå. Den kan føle at den mister kontrollen, og dette skaper angst. Den er glad for å samarbeide med andre funksjoner, men den blir selektiv i hva den egentlig ønsker å samarbeide om.
Å «eie» et område og være unik gir grupper muligheten til å føle at de differensierer seg, skaper verdi og har beslutningsretten som kreves for å lykkes. Du har full kontroll. Nye samarbeid skaper også et avvik fra «det vanlige». Den kjedelige klisjeen «Alle vil ha forandring, men ingen vil forandre seg selv» blir håndgripelig.
Selv tradisjonelle belønningssystemer som kompenserer basert på individuelle og/eller avdelingsmessige mål kan forårsake dette. Disse kan lett føre til utilsiktede konsekvenser, som at enkeltpersoner og avdelinger fokuserer på å oppnå individuelle mål på bekostning av de bredere og overordnede målene organisasjonen har. Så i stedet for å samarbeide, har avdelinger og enkeltpersoner en tendens til å jobbe for sine egne mål.
Hvordan kan du komme forbi hindringene?
I en artikkel fra Harvard Business Review kan du lese om følgende tips:
- Styrk gruppeidentiteten ved å offentlig anerkjenne de kritiske rollene en gruppe alltid har spilt på områder som er grunnleggende for dens identitet.
- Bekreft gruppens legitimitet ved å offentlig anerkjenne gruppens betydning og verdi i selskapet.
- Gjenopprett kontroll ved å identifisere de viktigste områdene der gruppen har autonomi og beslutningsmyndighet, ved å identifisere prosessene og beslutningene som gruppen er ansvarlig for.
- Tenk deretter på prosesser, beslutninger og andre temaer som krever delt eller felles kontroll, og hvordan disse passer inn i avdelingens identifiserte ansvarsområder.
Fra et Enterprise Service Management (ESM)-perspektiv kan det være å minne IT-servicedesken på hvordan den utmerker seg i sitt kjerneoppdrag: å løse problemer og hjelpe kundene sine med å få jobben gjort.
Sørg for at eiendomsavdelingen, for eksempel, vet at de er ekspertene på å designe og skape et fysisk arbeidsmiljø som muliggjør produktivt arbeid.
En artikkel på Fast Company lister opp noen måter å hjelpe personer som sliter med å samarbeide:
- List opp fordelene
Hjelp enkeltpersoner å visualisere fordelene ved samarbeid. Lag deretter en liste over fordelene ved å ikke samarbeide. Spør hvilken liste som får dem til å føle seg mer involvert og viktig, og hvilken liste som får dem til å føle seg begrenset og mindre involvert. - List opp styrker og svakheter
Dette vil hjelpe enkeltpersoner å innse at det ikke er bærekraftig å gjøre alt selv, og identifisere områder for potensielt samarbeid som vil være gjensidig fordelaktig. - Ikke glem oppdraget
En av de største grunnene til at organisasjoner glir tilbake til konkurransetenkning, er at de ikke innser sitt engasjement i organisasjonens oppdrag og sine dypere individuelle verdier.
Hvorfor er samarbeid så viktig for en vellykket ESM?
Enterprise Service Management ( ESM) er avhengig av og bidrar til å styrke og drive samarbeid. ESM hjelper organisasjoner med å fokusere på hele leveransen og støtte hele organisasjonen. Riktig implementert støtter ESM konseptet «vinn-vinn», som er en forutsetning for godt samarbeid. Det kan ikke bare være organisasjonen som drar nytte av samarbeidet. Enkeltpersoner og avdelinger må også innse hvordan de bidrar til denne suksessen ved å samarbeide effektivt med andre.
God ESM skaper muligheter for automatisering av arbeidsflyt, pålitelighet, konsistens og kvalitet i forretningsprosesser, og målbarhet fra start til slutt.
Hold riktig fokus og se det store bildet
Et ganske vanlig eksempel er at det legges mye arbeid i å finne og implementere et felles verktøy for tjenestehåndtering. Det er et godt første steg, men et tilbakevendende problem er at man stopper der. Den store, enda viktigere og ganske omfattende jobben er å sette modellene for hvordan avdelingene skal samarbeide i verktøyet.
For å unngå å bli sittende fast i den første delen av dette, kan du prøve følgende:
- Kartlegg kundereisen
Kundereisen illustrerer hvordan individuelle kunder opplever organisasjonen din. Den identifiserer hver interaksjon mellom kunden og organisasjonen, viser hvilke avdelinger som er involvert i hvert trinn – og viser potensielle samarbeidsområder. - Kartlegg verdistrømmer
En verdistrøm viser hvordan informasjon og arbeid flyter gjennom en organisasjon. De fleste verdistrømmer i en organisasjon krysser avdelingsgrenser, noe som igjen illustrerer behovet for samarbeid. - Kartlegg medarbeiderreisen
En personlig reise for en ansatt er som en kundereise, men den ser på opplevelsen med organisasjonen fra de ansattes perspektiv.
Når avgjørelsen er tatt og bekreftet
- Vær inkluderende
Effektivt samarbeid er basert på å involvere alle avdelinger som skal bidra til samarbeidet. Godt samarbeid er en lagsport! - Ha høyt fokus og en tydelig strategi
En proaktiv strategi driver engasjement og resultater. - Ikke gjør alt på en gang
Jobb i små steg og begynn med noen lavthengende frukter for raskt å vise gevinster - Forsterk fordelene med samarbeid ved å feire suksess!
Henrik Traveler
Produktsjef
easit
070-249 36 06