Om Kronobergregionen
Region Kronoberg har ansvar for helsevesen, offentlig transport og regional utvikling i Kronoberg fylke. Organisasjonen har omtrent 6500 ansatte og arbeider med mål om å skape vitalitet i hele fylket. Regionens virksomhet omfatter både direkte service til innbyggere og strategiske støttefunksjoner – der de ansattes arbeid spiller en viktig rolle i styring, overvåking og koordinering.
Marléne Johnsson jobber som forretningsutvikler i staben i Kronobergregionen, hvor hun også er prosjektleder, fungerende prosjekteier og prosjektspesialist for Easit GO Med bred erfaring innen både styring, systemadministrasjon og plattformdesign, har hun vært en sentral person i arbeidet med å skape en bærekraftig og brukbar struktur for personalets digitale verktøy.
Plattformen Easit GO begynte å bli brukt i Kronobergregionen i 2014. Tre år senere, i 2017, begynte stabsfunksjonen å bruke den samme plattformen – i utgangspunktet for oppfølgingsfunksjonen som jobber med rapportproduksjon, men bruken har siden vokst til å omfatte en rekke sentrale prosesser.
Et system som har vokst med virksomheten
Det første bruksområdet for Easit GO innen staben skulle støtte den sentrale funksjonen for beslutningsstøtte. Funksjonen håndterer saker angående oppfølgingsløsninger fra ledelse, drift og analysefunksjoner. Overgangen fra blant annet funksjonelle postkasser til en systematisk saksflyt gjorde en stor forskjell.
«Det er mulig å gjøre ting mye mer visuelt og strukturert. Det ligger ikke i noens individuelle mappe eller postkasse, men er åpent for de som trenger det», sier Marléne.
Brukt i dag GO til langt mer enn bare oppfølging. Plattformen er sentral i flere arbeidsflyter i personalet, inkludert:
- Autorisasjonshåndtering, inkludert for roller i det økonomiske systemet
- Bestilling av objekt-, fri- og prosjektkoder knyttet til økonomisystemet
- Håndtering av saker knyttet til medisinske journaler og forespørsler fra myndigheter og privatpersoner
- Innkjøpssaker og innkjøpsoppdrag
- Automatiser evaluering av RPA-forslag
- Koordinering av interne bevegelser
- Saker knyttet til dokument- og sakssystemet og avvikssystemet
(foto: Kronobergregionen)
Støtte for prioritering og beslutningstaking
Et konkret eksempel på fordelen er løsningen som brukes til å administrere automatiseringsforslag. Ved å legge inn saker i Easit GO og evaluering av dem basert på flere parametere – som tidsbesparelser – genererer et beslutningsgrunnlag som brukes av de ansvarlige til å prioritere hvilke tiltak som bør implementeres.
«Det er faktisk et beslutningsstøttesystem, og det er kult. Det hjelper oss å prioritere og ta beslutninger på riktig grunnlag», sier Marléne.
Struktur, ansvar og selvforsyning
Stabsfunksjonen har bygget en tydelig administrativ organisasjon der hver modul i GO har en ansvarlig person som eier metoden, arbeidsmetodene og brukerstøtten. Marléne er ansvarlig for selve plattformen og gir støtte der det er behov for det, men mye skjer utenfor virksomheten.
«Vi har mange forskjellige typer saker i» GO , og det ville ikke vært mulig å styre alt uten en struktur. Modellen vår er basert på at ulike deler av organisasjonen tar ansvar – og det fungerer.»
Daglige endringer og enklere utviklingsarbeid gjøres internt, noe som reduserer avhengigheten av konsulenter. Mer avanserte endringer håndteres ved behov med støtte fra Easit .
«Vi er ikke avhengige av konsulenter i hverdagen. Det har vært et bevisst valg og en viktig suksessfaktor for oss», sier Marléne.
(foto: Kronobergregionen)
Økt åpenhet – mindre personlig avhengighet
Ved å digitalisere prosesser i GO Personalet har fått bedre kontroll over saker og redusert behovet for for eksempel funksjonelle postkasser og Excel-filer.
«Det handler om åpenhet. Det er lettere å se hvem som gjør hva, og det er ikke lenger knyttet til en person. Det er en stor seier», forklarer Marléne.
En tydelig anvendelse er håndtering av journalutlevering – der både privatpersoner, myndigheter og forsikringsselskaper kan be om informasjon fra regionens journalsystem. Dette er en prosess som er underlagt strenge krav til sporbarhet, konfidensialitet og dokumentasjon.
I Easit GO Hele prosessen håndteres som en sak, med tydelig ansvarsfordeling, strukturert dokumentasjon og sporbar historikk. Dette betyr ikke bare juridisk sikker og effektiv behandling, men sikrer også at regionen oppfyller kravene til bevaring og journalføring på en måte som er bærekraftig over tid.
«For oss har GO også blitt en støtte i prosesser der formelle krav gjelder, som for eksempel ved håndtering av journalutdrag. Det blir tryggere, mer sporbart – og vi kan jobbe på samme måte uavhengig av hvem som behandler», sier Marléne.
Fremtid og muligheter
Neste steg innebærer å gjennomgå støtten for investeringer for å utvikle den – skape bedre arbeidsflyter, synkroniseringer og administrasjonsvisninger, slik at flere kan jobbe mer effektivt uten å være avhengige av parallelle løsninger.
«Vi håndterer alle regionens investeringsforespørsler utenfor budsjettet. Vi ser et stort potensial i å forenkle og gjøre prosessene enda mer synlige via GO «
Sammendrag
Region Kronobergs stabsfunksjon viser hvordan en fleksibel plattform som Easit GO kan fungere som en bærekraftig intern støtte for struktur, åpenhet og effektivitet – uten å ofre krav til sikkerhet, sporbarhet og metodikk. Gjennom langsiktig samarbeid der både teknologi og administrasjon har vokst steg for steg, har regionen bygget en digital arbeidsmåte som er både selvbærende og tilpasningsdyktig.
Å kunne følge denne reisen fra starten av – og samarbeide med Marléne, som med sin strukturelle tenkning, sine forretningsrøtter og sin drivkraft har bygget så mye av det som er i GO i dag – har vært både inspirerende og utviklende.
Henrik Traveler
Produktsjef
easit
070-249 36 06