Förvaltningsplan i Easit GO: Strukturera systemförvaltningen så att den faktiskt används

Blogginnlegg , Easit GO

De flesta organisationer med ett visst antal IT-system har förvaltningsplaner, eller borde ha. Problemet är sällan ambitionen.

Det är att planerna lever i dokument och filer som uppdaterades senast när systemet implementerades inte speglar hur ansvaret faktiskt ser ut idag och inte är kopplad till de processer som omger systemet.

Dokumentet som ingen hittar och processen som alla behöver

En förvaltningsplan är i grunden enkel. Den beskriver vem som äger ett system, vad det används till, hur det förvaltas och vad som händer längs livscykeln. Det är information som alla i organisationen som arbetar med eller berörs av systemet behöver ha tillgång till.

Men i de flesta organisationer bor den informationen i ett Word-dokument på en SharePoint-sida som ingen vet hur man hittar. Systemägare har bytts, men dokumentet säger fortfarande att det är den gamla chefen. Avtalet gick ut för ett år sedan, men ingen uppdaterade planen.

Det är inte ett dokumentationsproblem. Det är ett processproblem. En förvaltningsplan som lever frikopplad i ett dokument är ett snapshot. En förvaltningsplan som lever i en process är ett levande underlag.

Vad en förvaltningsplan i Easit GO innehåller

I Easit GO representeras varje IT-system som ett objekt, en systempost, med strukturerade attribut och relationer. Det är grunden för förvaltningsplanen.

Systemägare och förvaltare. Vem som äger systemet ur ett verksamhetsperspektiv och vem som förvaltar det tekniskt. Rollerna är tydligt kopplade till faktiska användare i systemet, inte till namn i ett textfält.

Livscykel och planerade händelser. Nuvarande version, nästa planerade uppgradering, supportens slutdatum. Informationen är inte statisk, den uppdateras när något förändras och kan trigga notifieringar och uppgifter automatiskt.

Beroenden och integrationer. Vilka andra system som är beroende av det aktuella systemet och vilka system det aktuella systemet är beroende av. Med relationsmodeller i Easit GO kan ni visualisera dessa kopplingar direkt, utan att behöva rita ett nytt diagram varje gång något förändras.

Avtal och kostnader. Avtalsperiod, leverantör, kostnad och förnyelsedatum. Kopplat till objektet och synligt för de som behöver se det.

Incidenter och ändringar. Alla ärenden, incidenter och förändringsförfrågningar kopplade till systemet syns i sin kontext. Det gör att förvaltaren inte behöver leta i ett separat system för att förstå historiken.

Varför offentlig sektor behöver det här mer än de flesta

Kommuner, regioner och statliga myndigheter arbetar ofta med förvaltningsmodeller som pm3 eller liknande ramverk. De kräver dokumenterat systemägarskap, tydliga livscykelplaner och rutiner för förvaltning och avveckling.

Det är en del av hur IT-styrning, kan eller ska, fungera i verksamheter som hanterar medborgares data och kritiska samhällsfunktioner.

Utmaningen är att dessa krav ofta möts med just dokumentation. Rapporter och planer som produceras inför en revision och sedan läggs till handlingarna. I Easit GO hanteras förvaltningsplanen i stället som en del av det dagliga arbetet, systemägaren uppdaterar, förvaltaren loggar, ärenden kopplas automatiskt. Resultatet är ett underlag som faktiskt speglar verkligheten när revisorn frågar.

Förvaltningsplanen som nav för systemets hela livscykel

Det som skiljer en förvaltningsplan i Easit GO från ett dokument är att den är aktiv.

När ett nytt avtal tecknas uppdateras systemposten. När ett beroende förändras justeras relationsmodellen. När en ny version planeras skapas en uppgift för berörda förvaltare. När ett system ska avvecklas startar en avvecklingsprocess med de steg som krävs, och Easit GO ser till att ingenting glöms.

Det innebär att förvaltningsplanen inte är något ni producerar. Det är något ni arbetar i och som är levande.

Vanliga frågor

Vad ska en förvaltningsplan innehålla?

Systemets syfte och scope, systemägare och förvaltare, livscykel och versionsplanering, beroenden, avtal och kostnader samt rutiner för incidenter och ändringar. I Easit GO samlas allt detta i ett strukturerat systemobjekt.

Varför behöver offentlig sektor förvaltningsplaner?

Kommuner och regioner arbetar ofta med förvaltningsmodeller som pm3 som kräver dokumenterat ägarskap och livscykelhantering. En levande förvaltningsplan i Easit GO uppfyller kraven och håller dem uppdaterade löpande.

Kan man hantera förvaltningsplaner i Easit GO?

Ja. Systemobjekt med ägarskap, avtal, livscykel, beroenden och kopplad ärendehistorik – allt i en och samma plattform, konfigurerbart av er designer utan kod.

En förvaltningsplan som ingen hittar hjälper ingen. En som lever i er vardag, och speglar hur ansvaret faktiskt ser ut idag, är ett strategiskt underlag.

Vill du se hur systemförvaltning kan se ut i Easit GO? Boka en demo

Läs också: Informationsklassning och behörighetshantering: Vet ni vem som når vad?