Onboarding och offboarding i Easit GO: Processen som berör hela organisationen

Blogginlägg, Easit GO

En nyanställd börjar en måndag. Datorn är inte beställd. AD-kontot är inte skapat. Kortet för att komma in i byggnaden är inte klart. HR har gjort sin del. IT väntar på information från HR. Fastighet visste inte att personen skulle börja.

Det här är inte ett ovanligt scenario och det är inte ett IT-problem.

Problemet alla känner igen

Onboarding och offboarding är de processer i en organisation som berör flest avdelningar samtidigt. När en person anställs behöver IT skapa konton och ordna utrustning. HR behöver genomföra introduktion och hantera avtal. Fastighet behöver ge fysisk tillgång. Ekonomi behöver sätta upp attesträtter och kostnadsställen.

Varje avdelning gör sin del. Problemet är samordningen.

Utan ett koordinerat flöde sker kommunikationen via mejl och manuella påminnelser. Uppgifter faller mellan stolarna, inte för att ingen bryr sig, utan för att det inte finns ett system som håller ihop helheten. Resultatet är den nyanställde som sitter utan tillgång i tre dagar, eller den avslutade medarbetaren vars konton fortfarande är aktiva sex månader senare.

Det här är en ESM-process – inte en IT-process

Det är frestande att kalla onboarding för ett IT-problem, eftersom IT ofta har många aktiviteter i kedjan och som ofta är synligast när det går fel. Men problemet uppstår tidigare, och det löses inte av IT ensamt.

Enterprise Service Management – ESM – handlar om att ta den strukturerade processlogiken som fungerar i IT-sammanhang och tillämpa den i hela organisationen. En onboardingprocess i ESM-anda är inte ett mejlkedjestyrt samarbete mellan avdelningar. Det är ett definierat flöde där varje avdelning får rätt uppgift vid rätt tidpunkt, med rätt information, och där statusen är synlig för alla inblandade.

Det är precis vad Easit GO är byggt för.

Hur onboarding ser ut i Easit GO

När en anställning registreras i Easit GO kan systemet automatiskt generera uppgifter till alla inblandade avdelningar, parallellt eller i sekvens, beroende på hur processen är konfigurerad.

IT får en uppgift att skapa AD-konto, konfigurera e-post och förbereda utrustning. HR får sina uppgifter kring introduktionsplan och dokumentation. Fastighet får information om vilken avdelning och plats personen ska till. Ekonomi får vad de behöver för att sätta upp attesträtter.

Alla uppgifter är kopplade till samma onboardingärende. Det innebär att den som koordinerar processen – oavsett om det är HR, IT eller en central servicefunktion – kan se exakt var i flödet det befinner sig, vilka uppgifter som är klara och vad som är öppet.

Automationer kan hantera påminnelser, eskalering och notifieringar automatiskt. Om IT inte har bekräftat utrustningsbeställningen två dagar innan startdatum skickas en påminnelse. Om ett kritiskt steg inte är klart dagen innan eskaleras det till ansvarig chef.

Allt detta konfigureras av er designer i Easit GO. Utan kod.

Offboarding – det som glöms bort

Om onboarding är synlig när den misslyckas, är offboarding osynlig när den misslyckas och det är det farliga.

En person slutar. IT stänger kontot. Men molntjänsten som personen hade adminbehörighet till? Nyckelkortet som lämnades in men aldrig avregistrerades? Attesträtten i ekonomisystemet som fortfarande pekar på den tidigare anställde?

En strukturerad offboardingprocess i Easit GO fungerar på samma sätt som onboarding, fast i omvänd riktning. Varje avdelning får sina uppgifter. Ingenting anses klart förrän det är bekräftat i systemet. Och organisationen har ett spårbart underlag för vad som gjorts och när – vilket är relevant både för säkerhetsrevisioner och för intern uppföljning.

Det är inte en överdrift att kalla det en säkerhetsfråga. Det är det.

Vanliga frågor

Kan man hantera onboarding och offboarding i Easit GO? Ja. Du kan bygga koordinerade flöden som automatiskt involverar IT, HR, fastighet och ekonomi. Varje avdelning får sina uppgifter i rätt ordning, och statusen är synlig för alla inblandade.

Vad är skillnaden mot att hantera det via mejl? Mejl är ostrukturerat och spårbart bara för den som skickat och tagit emot. I Easit GO är varje uppgift kopplad till ett ärende, med tidsregistrering, statusar och automatiska påminnelser. Ingenting faller mellan stolarna för att ett mejl inte kom fram.

Behöver man anlita Easit för att konfigurera processen? Nej. Onboarding- och offboardingflöden konfigureras av er designer i Easit GO – utan kod och utan att Easit behöver vara inblandade. Easit finns tillgängliga som partner om ni vill ha stöd, men det är alltid ert val.

Onboarding och offboarding berör hela organisationen. De förtjänar en process som gör detsamma – ett koordinerat flöde som håller ihop IT, HR, fastighet och ekonomi, från dag ett till sista dagen.

Vill du se hur det kan se ut? Boka en demo

Läs också: