Flera år har gått sedan Region Uppsala valde att samla sin ärendehantering i en gemensam plattform. Det som började med att samla upp splittrade arbetssätt har vuxit till en omfattande lösning för både IT, kollektivtrafik, ekonomi, inköp, juridik, HR och flera andra stödfunktioner.
Bakom utvecklingen står Cecilia Cronhäll, systemförvaltare för Easit GO i Region Uppsala. I nära samverkan med verksamheten har hon förvaltat och vidareutvecklat lösningen – med ett tydligt mål: att skapa struktur, samverkan och långsiktighet utan att vara beroende av externa resurser.
Det här kundcaset bygger på ett samtal med Cecilia Cronhäll, som med lång erfarenhet av plattformen har god inblick i både dess användning och effekt i en komplex regional organisation.
Från splittrade lösningar till gemensam struktur
Bakgrunden till införandet av Easit GO var att olika avdelningar använde olika system, många av dem inte byggda för ärendehantering. Det saknades överblick och möjligheter till samverkan. Beslutet att samla så mycket som möjligt i en och samma plattform togs 2016, och redan 2017 gick de första verksamheterna live i Easit GO.
Sedan dess har användningen breddats ordentligt. Plattformen används idag för:
- IT-support, systemförvaltning och inventariehantering
- Patientadministration och vårdresestöd
- Kollektivtrafikärenden kopplade till hållplatser och tillgänglighet
- Upphandling, juridik och HR
- Ekonomiprocesser och organisationsstöd
- Integrationer mot t.ex. serverplattformar och CMDB-struktur
En lösning som växt med verksamheten
Ett exempel på hur plattformen anpassats är hur den ersatt externa verktyg som Planner för IT-tekniker som arbetar i fält. Genom att bygga in planeringsstöd, kartfunktioner och kalendervy direkt i Easit GO, kan personalen nu enkelt se vilka uppdrag som ligger framför dem – och följa upp bilar, resor och arbetsfördelning.
“Det är faktiskt bättre än det vi hade tidigare – och dessutom får vi nu en översikt över resurserna som vi inte haft förut”.
Ett annat exempel är lösningen för vårdresor, där ett godkännandeflöde kopplats till självservice, vilket gör att känslig information aldrig lämnar plattformen. Allt hålls inom GO, vilket ökar tryggheten för både användare och patienter.
(foto: Region Uppsala)
Tydliga vinster – både funktionellt och organisatoriskt
Införandet av Easit GO har lett till minskat behov av systemväxling, färre integrationer och bättre informationssäkerhet. En person som arbetar med flera processer i olika verksamheter behöver inte längre logga in i flera olika system – det räcker med ett.
“Vi har en bra behörighetsstruktur i hur olika typer av information hanteras, vilket gör det enklare att skydda skyddsvärd data utan att skapa onödig komplexitet”.
En annan vinst är möjligheten att arbeta processorienterat. Genom att ärenden enkelt kan flyttas mellan olika flöden och ansvariga, kan verksamheter samarbeta på ett sätt som inte var möjligt tidigare – särskilt viktigt i större organisationer med många tvärfunktionella flöden.
Att bygga och förvalta – på egna villkor
Region Uppsala har medvetet valt att bygga mycket själva. Genom att ha kunskapen internt och arbeta nära verksamheterna kan nya flöden sättas upp snabbt – utan långa ledtider eller extern styrning.
“Det är väldigt mycket värt att vi kan sätta upp ett nytt ärendeflöde själva. Annars hade vi aldrig kunnat växa så här eller bredda systemet till så många delar av organisationen.”
För större förändringar eller mer komplex utveckling används ibland extern hjälp – men alltid på verksamhetens villkor. Grundtanken har hela tiden varit att ha kontroll, kunna förstå sin egen lösning och förvalta den långsiktigt.
Nästa steg: självservice, integrationer och gallring
Bland utvecklingsområdena framåt finns kopplingar mot Teams för att skapa godkännandeflöden direkt i dialogen, förbättrade självserviceformulär med stöd för HTML och information, samt förenklad gallring av ärenden och kontakter. Allt med målet att stärka användarupplevelsen och säkerställa ett hållbart system över tid.
“Vi bygger för framtiden – inte bara för att det går, utan för att det faktiskt gör vår vardag enklare.”
Ett långsiktigt samarbete
Samarbetet mellan Easit och Region Uppsala har byggt på ett gemensamt lärande och en nära dialog från start. Vårt långvariga införandeprojekt skapade en stabil grund – och idag fortsätter samarbetet genom designerdagar, användarkonferenser och tät kontakt när behov uppstår.
“Det är otroligt värdefullt att få prata med andra som jobbar i GO, lyssna på nya lösningar och känna att man inte är ensam i sina utmaningar. Man får alltid något med sig hem.”
Henrik Resare
Commercial Product Manager
henrik.resare@easit.com
070-249 36 06