Om Marginalen Bank
Marginalen Bank är en svensk bank som erbjuder finansiella tjänster till både privatpersoner och företag. Med en stark betoning på digitalisering och effektivisering har banken ständigt sökt lösningar för att förbättra sina interna processer. En av de centrala utmaningarna har varit hanteringen av leverantörer – från onboarding och riskbedömning till löpande uppföljning, compliance och inte minst uppbyggnaden av ett komplett och uppdaterat avtalsregister i linje med DORA-regelverket.
Utmaningar innan Easit GO
Innan Marginalen Bank implementerade Easit GO 2021 var leverantörshanteringen en tidskrävande och komplex process. Avtalstider och uppföljningar behövde hanteras manuellt, vilket gjorde det svårt att säkerställa att inga kritiska moment föll mellan stolarna. Eftersom bank- och finansbranschen har omfattande krav på riskbedömningar, dokumentation och registerföring av leverantörsavtal – särskilt kopplat till DORA – blev det tydligt att en mer strukturerad lösning behövdes.
”Det var en utmaning att tolka de regulatoriska kraven och få ner dem i konkreta arbetssätt. Vi insåg snabbt att vi behövde ett digitalt systemstöd för att säkerställa compliance och effektivitet”, berättar Jenny Skytén, inköpschef på Marginalen Bank, som ansvarar för inköp och hantering av leverantörer genom hela deras livscykel, från onboarding till löpande uppföljning och compliance.
Regelverken ställde höga krav på klassificering av leverantörer, informationssäkerhetskontroller, uppföljningar – och inte minst att kunna hålla ett uppdaterat register över alla avtal och dess innehåll. Samtidigt behövde banken hitta en lösning som inte skulle försvåra arbetet ytterligare, utan snarare göra det enklare att hantera den dagliga administrationen.
Implementeringen av Easit GO
När Marginalen Bank började arbeta med Easit GO blev det snabbt en avgörande faktor för att skapa struktur och ordning i inköps- och leverantörshanteringen. Med hjälp av systemet kunde banken:
- Automatisera flöden och klassificering av inköp, vilket säkerställer att rätt kontroller görs i rätt skede.
- Skapa parallella arbetsprocesser där olika avdelningar kan genomföra sina granskningar samtidigt, istället för att arbeta sekventiellt och därmed förlänga processen.
- Standardisera riskbedömningar och säkerställa att informationssäkerhet, ekonomiska kontroller och andra granskningar dokumenteras korrekt och i enlighet med DORA-kraven.
”Vi kan nu jobba parallellt med flera ärenden och aktiviteter samtidigt och det har sparat mycket tid och gjort processen mer effektiv”, förklarar Jenny.
Tidigare kunde godkännandeprocesser dra ut på tiden, särskilt när juridiska granskningar och prisförhandlingar skedde i slutet av avtalsförfarandet. Genom att vända på processen och införa tidiga kontroller har banken skapat bättre transparens och kortare ledtider.
I samma process förs även informationen över till bankens digitala avtalsdatabas, vilket gör att avtalsregistret hålls uppdaterat utan att det kräver manuell handpåläggning.
Effekter och förbättringar
Easit GO har lett till flera konkreta förbättringar i Marginalen Banks leverantörshantering. En av de största vinsterna är att systemet har möjliggjort en tydligare översikt över samtliga leverantörer, avtal och ett levande DORA-register.
”Vi hade aldrig kunnat hantera de nya regelverken manuellt. Easit GO har gjort det möjligt att skapa en flexibel och hållbar lösning som vi kan vidareutveckla efter behov”, säger Jenny.
Genom att följa den nya inköpsprocessen uppfyller banken automatiskt de regulatoriska kraven. Automatiserade klassificeringar, strukturerade riskbedömningar och datainsamling och transparenta arbetsflöden har också gjort det enklare att arbeta proaktivt med leverantörrisker.
Samtidigt har den digitala lösningen inneburit att inköpsteamet kan lägga mer tid på strategiskt arbete snarare än administration. Med fördefinierade inköpskategorier där enklare inköp har färre kontroller anpassade just för den typen av inköp, kan de genomföras utan onödiga förseningar och av verksamheten själva, medan mer komplexa upphandlingar får den uppmärksamhet de kräver.
Framtiden och vidareutveckling
Med en stabil grund på plats ser Marginalen Bank nu fram emot nästa steg i utvecklingen av sin leverantörshantering. Bland de viktigaste framtida förbättringarna finns:
- Införandet av GO Unite, vilket gör det möjligt att samla in information från leverantörer digitalt och minska manuellt arbete.
- Automatiserad uppföljning och återanvändning av data, så att leverantörer kan bekräfta tidigare inlämnad information i stället för att fylla i nya formulär från grunden.
- Bättre hantering av underleverantörer, för att säkerställa en fullständig översikt över leverantörskedjan och dess risker.
”Vi har nu en stabil grund att bygga vidare på och vi ser fram emot att fortsätta utveckla våra processer tillsammans med Easit”, berättar Jenny.
Samarbetet med Easit
En viktig faktor bakom framgången med Easit GO har varit samarbetet mellan Marginalen Bank och Easit. Banken har varit involverad i utvecklingen av funktioner och anpassningar, vilket har gjort att lösningen verkligen motsvarar verksamhetens behov.
”Easit har varit en riktig partner snarare än bara en leverantör. De lyssnar på våra behov och utvecklar sina produkter i takt med regelverken. Det har gjort en stor skillnad för oss”, säger Jenny.
Att banken dessutom har kompetensen att själva anpassa och utveckla sina processer inom systemet har varit en stor fördel. Det har inneburit att de kan jobba agilt och omedelbart kunnat göra förändringar när regelverk tolkats om eller när nya behov uppstått.
Marginalen Bank ser fram emot att fortsätta sitt arbete med Easit GO och att utveckla sin digitala leverantörshantering ännu mer i framtiden.
Henrik Resare
Commercial Product Manager
henrik.resare@easit.com
070-249 36 06