Kundcase Kristinehamns kommun

Lösning: En plattform som anpassas efter behoven

Easit GO används idag i och för processer i hela Kristinehamns kommun, vilket gör det till en central del av organisationens verksamhet.

Plattformens flexibilitet och användarvänlighet har gjort det möjligt för kommunen att själva utveckla lösningar som tidigare hade krävt dyra externa insatser och/eller nischade system.

Här är några olika exempel på användningsområden:

Integrationer och automationslösningar
Kommunen har skapat integrationer med Microsoft 365, Telias produktkatalog, ekonomisystem, folkbokföringsregister, Kivra, SMS m.fl. vilket möjliggör smidiga flöden och minskar manuellt arbete. Ett exempel är en lösning för att byta pinkoder i passersystem – en funktion som utvecklades på någon dag och har sparat betydande tid för både medarbetare och besökare.

”Det är det som är så fantastiskt med Easit GO – när vi behöver något nytt, kan vi utveckla det snabbt och på ett sätt som verkligen passar vår verksamhet,” säger Rasmus Skagersten – Digitaliseringsutvecklare – Kristinehamns kommun

Digitalisering av mötesbokningar
För att hantera möten som kräver särskild sekretess har kommunen utvecklat en lösning som integrerar med Kivra. Via denna lösning kan möteskallelser skickas säkert och GDPR-kompatibelt, samtidigt som detaljerad information kan länkas till Easit GO. Dessutom skapas bokningar i kalendrar samt passerkoder genereras. Allt med hög sekretess. Detta har varit särskilt användbart för socialtjänsten och andra förvaltningar som hanterar känslig information.

Automatiserade notifieringar och självservice
Automatiserade notifieringar via Teams har effektiviserat allt från IT-support till medarbetarhantering. Ett annat exempel är en integration med Telia som automatiserar beställning, hantering och leverans av telefoner. Medarbetare kan själva initiera och följa sina ärenden, vilket minskar behovet av manuell administration.

Besökssystem för kommunhuset
När kommunen behövde ett nytt besökssystem utvecklade de själva en lösning i Easit GO för att få den bättre integrerad i verksamheten. Besökare kan nu enkelt registrera sig via kiosker, och medarbetare kan hantera bokningar via plattformen. Lösningen har sparat både tid och kostnader, samtidigt som den anpassats för kommunens specifika behov.

”Det är imponerande hur snabbt vi kunde ta fram ett besökssystem som inte bara löser våra behov, utan också anpassar sig efter olika användningsscenarier,” säger Michael.

Resultat: Ökad effektivitet och frigjorda resurser
Genom att använda Easit GO har Kristinehamns kommun inte bara kunnat digitalisera sina processer utan även frigöra resurser. Tidigare projekt som kunde ta månader att implementera kan med Easit GO lösas på någon vecka eller t.o.m. dagar ibland – Helt och hållet med egna resurser. Automatiseringen av administrativa processer har lett till att medarbetare kan fokusera på kärnverksamheten i stället för rutinuppgifter. Till exempel har en automatiserad lösning för IT-beställningar ersatt behovet av en heltidstjänst.

”Easit GO har hjälpt oss frigöra tid som vi kan använda för att ge bättre service till våra medborgare i stället för att fastna i administrativt arbete,” förklarar Rasmus.

Kommunen har också minskat sitt beroende av externa konsulter. Med Easit GO kan nya funktioner utvecklas snabbt och utan omfattande kostnader. Denna självständighet har varit avgörande för att möta både ekonomiska och operativa utmaningar.

Samarbete med Easit: En stark partner för innovation

Kristinehamns kommun beskriver samarbetet med Easit som unikt. Plattformens flexibilitet och Easits snabba respons har möjliggjort flera framgångsrika projekt. Med en kombination av tekniskt stöd och lyhördhet för kommunens behov har Easit blivit mer än en leverantör – de är en partner i kommunens digitala resa.

”Vi ser Easit som en del av vår innovationsresa. De lyssnar på våra behov och levererar lösningar som inte bara fungerar, utan också överträffar våra förväntningar,” säger Michael.

Framtiden – Utbyggnad av kontaktcenterlösningen

Framöver planerar Kristinehamns kommun att expandera sin kontaktcenterlösning, där Easit GO kommer att spela en nyckelroll. Målet är att skapa en centraliserad lösning som kan hantera allt från medborgarkontakt till interna processer, med avancerade funktioner för automatisering och regelstyrning.

”Vi ser fram emot att använda Easit GO ännu mer för att förbättra vår service och skapa effektiva lösningar som gynnar både våra medarbetare och medborgare,” avslutar Rasmus.

Med Easit GO som bas är Kristinehamns kommun väl rustad för att möta framtidens krav på digitalisering och effektivisering, samtidigt som de fortsätter att leverera högkvalitativ service till sina medborgare.