Kundcase – KG Knutsson – Från fragmenterade processer till en enhetlig plattform med Easit GO

Bakgrund

KG Knutsson AB (KGK) är en av Nordens ledande distributörer inom fordons- och industriella produkter. Företaget är kanske mer känt genom sina olika varumärken, såsom Kamasa Tools, Carsmart, Easyroad och Autoexperten.

Med en komplex verksamhet och flera dotterbolag behövde KGK en plattform som kunde samla ärendehantering och interna processer på ett strukturerat och effektivt sätt. Easit GO har varit en del av KGK:s systemlandskap i över ett decennium, men det var när Marie Österberg tog över ansvaret för systemet som förvaltningen tog en ny riktning.

Utmaningen

När Marie, chef för KGK:s servicecenter och säkerhet, tog över ansvaret för Easit GO för drygt två år sedan möttes hon av ett system med stor potential – men utan en tydlig struktur eller en strategisk förvaltning. Systemet var delvis fragmenterat och många funktioner var underutnyttjade. Hon såg dock snabbt möjligheterna:

“Vi hade bara skrapat på ytan av vad Easit GO kunde ge oss. Systemet var flexibelt, men det fanns ingen röd tråd i hur det var uppsatt.”

Den stora utmaningen var att skapa en enhetlig struktur och säkerställa att systemet användes optimalt inom hela organisationen.

Lösningen

Marie inledde en omfattande förändringsresa där hon fokuserade på tre nyckelområden:

• Proaktiv förvaltning – Istället för att vänta på att användare skulle komma med önskemål, började hon aktivt lyssna på verksamheten och identifiera behov.
• Standardisering & effektivisering – Gamla, ostrukturerade processer ersattes av nya, tydligt definierade formulär och arbetsflöden.
• Tvärfunktionella processer – Easit GO började användas som en sammanhållande plattform över flera avdelningar för att bryta ner silos.

“Jag försöker lyssna på behoven, testa nya lösningar och visa verksamheten vad som är möjligt. Det har skapat en helt ny dynamik där vi utvecklar plattformen tillsammans.”

Användning av Easit GO idag

Idag är Easit GO en central del av KGK:s verksamhet och används både för kund- och internärenden. Bland de viktigaste processerna finns:

• Ärendehantering – Allt från kundservice till interna serviceärenden hanteras i systemet.
• Förbättringsförslag – Ett strukturerat arbetssätt för att fånga upp och hantera förbättringsidéer från medarbetare.
• HR-processer – Pågående arbete med att integrera onboarding och offboarding direkt i systemet.
• Intern servicehantering – KGK:s servicecenter använder GO för att hantera ärenden mellan avdelningar.

En av de stora vinsterna har varit att minska behovet av externa konsulter.

“Vi har byggt upp en stark inhouse-kompetens. Jag vill förstå hur systemet fungerar, inte bara förlita mig på någon annan. Det gör att vi kan genomföra förbättringar snabbt och effektivt.”

Resultat & framtida utveckling

Effekten av det nya arbetssättet har varit tydlig. Easit GO har blivit en katalysator för effektivisering, och systemet har hjälpt KGK att eliminera onödiga flaskhalsar mellan avdelningar. Idag kan ärenden röra sig smidigt mellan olika funktioner, utan att fastna i silos.

“Det bästa med Easit GO är att det är ett och samma system. Det gör det enkelt att jobba tvärfunktionellt och vi slipper skicka ärenden mellan olika system.”

Framåt ser Marie en fortsatt utveckling av plattformen, med fokus på att:

• Rensa & strukturera – Städa upp gamla konfigurationer för att skapa en ännu mer optimerad miljö.
• Utveckla självservice – Skapa en mer avancerad portal för användare att lösa fler ärenden på egen hand.
• Automation – Utforska möjligheterna att automatisera fler processer där det ger störst nytta.

“Vi vill att Easit GO ska vara ett stöd, inte bara ytterligare ett system. Det handlar om att skapa smarta processer som hjälper oss att bli mer effektiva.”

Samarbetet med Easit

Marie lyfter fram samarbetet med Easit som en viktig del av framgången.

“Jag har alltid fått stöd när jag behövt det, utan att känna mig dum för att jag frågat om något jag borde kunna. Vi har en bra dialog där jag kan vara självständig men ändå ha Easit som bollplank när det behövs.”

Lite turligt sammanföll Maries första tid med Easit GO med Easits användarkonferens. Att få delta så tidigt i sin resa med systemet blev en värdefull möjlighet att utbyta erfarenheter med andra kunder och se hur GO användes i olika branscher. Det gav en bredare förståelse för plattformens potential och inspirerade nya idéer för hur KGK kunde utveckla sin användning av systemet.

Sammanfattning

Genom att kombinera GO´s flexibilitet med en aktiv och strategisk förvaltning har KGK lyckats börjat maximera nyttan av Easit GO. Idag är det en plattform som binder samman verksamheten och hjälper dem att arbeta smartare och mer effektivt. Med fortsatt utveckling och ett tydligt fokus på framtida möjligheter ser Marie stora möjligheter att ta systemet till nästa nivå.