Om Region Kronoberg
Region Kronoberg ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik och regional utveckling i Kronobergs län. Organisationen har cirka 6 500 medarbetare och arbetar med målet att skapa livskraft i hela länet. Regionens verksamhet omfattar både direkt service till invånare och strategiska stödfunktioner – där stabens arbete spelar en viktig roll för styrning, uppföljning och samordning.
Marléne Johnsson arbetar som verksamhetsutvecklare i Region Kronobergs stab, där hon också är objektledare, tillförordnad objektägare och objektspecialist för Easit GO. Med lång erfarenhet av både styrning, systemförvaltning och plattformsdesign har hon varit en nyckelperson i arbetet med att skapa en hållbar och användbar struktur för stabens digitala verktyg.
Plattformen Easit GO började användas inom Region Kronoberg 2014. Tre år senare, 2017, började stabsfunktionen nyttja samma plattform – till en början för uppföljningsfunktionen som jobbar med rapportframtagning, men användningen har sedan dess vuxit till att omfatta en rad centrala processer.
Ett system som växt med verksamheten
Det första användningsområdet för Easit GO inom staben var att stötta den centrala funktionen för beslutsstöd. Funktionen hanterar ärenden avseende uppföljningslösningar från ledning, verksamheter och analysfunktioner. Övergången från bl.a. funktionsbrevlådor till ett systematiskt ärendeflöde gjorde stor skillnad.
“Det går att göra saker mycket mer visuellt och strukturerat. Det ligger inte i någons enskilda mapp eller brevlåda utan är öppet för dem som behöver det,” säger Marléne.
Idag används GO till långt mer än bara uppföljning. Plattformen är central för flera arbetsflöden inom staben, bland annat:
- Behörighetshantering bl.a till roller i ekonomisystemet
- Beställning av objekt-, fri och projektkoder kopplat till ekonomisystemet
- Hantering av ärenden kopplade till journalutdrag och begäran från myndigheter och privatpersoner
- Upphandlingsärenden och inköpsuppdrag
- Automatisera värdering av RPA-förslag
- Samordning av interna flyttar
- Ärenden kopplade till dokument- och ärendesystemet samt avvikelsesystemet
(foto: Region Kronoberg)
Stöd för prioritering och beslutsfattande
Ett konkret exempel på nyttan är den lösning som används för att hantera förslag på automatisering. Genom att lägga in ärenden i Easit GO och värdera dem utifrån flera parametrar – exempelvis tidsvinst – genereras ett beslutsunderlag som används av ansvariga för att prioritera vilka initiativ som ska genomföras.
“Det är egentligen ett beslutsstödsystem, och det är snyggt. Det hjälper oss att prioritera och fatta beslut på rätt grund,” berättar Marléne.
Struktur, ansvar och självförsörjning
Stabsfunktionen har byggt upp en tydlig förvaltningsorganisation där varje modul i GO har en ansvarig person som äger metod, arbetssätt och användarstöd. Marléne ansvarar för själva plattformen och stöttar där det behövs, men mycket sker ute i verksamheten.
“Vi har många olika typer av ärenden i GO, och det hade inte varit möjligt att hantera allt utan att ha en struktur. Vår modell bygger på att olika delar av organisationen tar ansvar – och det fungerar.”
Dagliga förändringar och enklare utvecklingsarbete görs internt, vilket minskar beroendet av konsulter. Mer avancerade ändringar hanteras vid behov med stöd från Easit.
“Vi är inte konsultberoende i vardagen. Det har varit ett medvetet val och en viktig framgångsfaktor för oss,” säger Marléne.
(foto: Region Kronoberg)
Ökad transparens – mindre personberoende
Genom att digitalisera processer i GO har staben fått bättre kontroll över ärenden och minskat behovet av exempelvis funktionsbrevlådor och Excel-filer.
“Det handlar om transparens. Det är lättare att se vem som gör vad, och det är inte längre personbundet. Det är en stor vinst,” förklarar Marléne.
En tydlig tillämpning är hanteringen av journalutlämning – där både privatpersoner, myndigheter och försäkringsbolag kan begära ut information från regionens journalsystem. Det här är en process som omfattas av strikta krav på spårbarhet, sekretess och dokumentation.
I Easit GO hanteras hela processen som ett ärende, med tydlig ansvarsfördelning, strukturerad dokumentation och spårbar historik. Det innebär inte bara en rättssäker och effektiv handläggning, utan att regionen också uppfyller kraven på bevarande och diarieföring på ett sätt som är hållbart över tid.
“För oss har GO blivit ett stöd även i de processer där formella krav gäller, som vid hantering av journalutdrag. Det blir säkrare, mer spårbart – och vi kan jobba likadant oavsett vem som handlägger,” säger Marléne.
Framtid och möjligheter
Nästa steg handlar bland annat om att se över stödet för investeringar för att kunna utveckla det – att skapa bättre arbetsflöden, synkroniseringar och chefsvyer, så att fler kan arbeta mer effektivt utan att vara beroende av parallella lösningar.
“Vi hanterar alla regionens investeringsäskanden utanför budget. Där ser vi stor potential i att förenkla och synliggöra processerna ännu mer via GO.”
Sammanfattning
Region Kronobergs stabsfunktion visar hur en flexibel plattform som Easit GO kan fungera som ett hållbart internt stöd för struktur, transparens och effektivitet – utan att göra avkall på krav på säkerhet, spårbarhet och metodik. Genom ett långsiktigt samarbete där både tekniken och förvaltningen vuxit steg för steg, har regionen byggt upp ett digitalt arbetssätt som är både självbärande och anpassningsbart.
Att få följa med på den här resan från start – och samarbeta med Marléne, som med sitt strukturella tänk, sin verksamhetsförankring och sitt driv byggt så mycket av det som finns i GO idag – har varit både inspirerande och utvecklande.
Henrik Resare
Commercial Product Manager
henrik.resare@easit.com
070-249 36 06