Introduktion
Att hantera arbetsmiljöavvikelser är en central del av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM).
Genom att fånga upp och följa upp avvikelser – såsom tillbud, olyckor och brister – kan ni förebygga skador, förbättra arbetsmiljön och skapa en tryggare och mer engagerad organisation.
Denna guide visar hur ni inför en tydlig, enkel och verksamhetsanpassad process.
Lyssna på en podcast istället för att läsa!
Definiera syfte och mål med avvikelsehanteringen
Börja med att tydliggöra varför ni vill arbeta strukturerat med arbetsmiljöavvikelser.
Exempel på mål:
- Fånga upp tillbud och avvikelser i tid – innan de leder till olyckor
- Uppfylla krav i arbetsmiljölagen och föreskrifter (ex. AFS 2001:1)
- Skapa en arbetsplats där alla känner ansvar och trygghet att rapportera
- Identifiera mönster och riskområden för proaktivt förbättringsarbete
Förslag på aktiviteter:
- Formulera målbilden tillsammans med arbetsmiljöombud, HR och skyddsorganisation
- Tydliggör skillnaden mellan tillbud, avvikelse, olycka och förbättringsförslag
Förankra i organisationen
Alla medarbetare ska känna till att det är viktigt och enkelt att rapportera arbetsmiljöavvikelser – utan skuld eller pekpinnar.
Förslag på aktiviteter:
- Kommunicera att rapportering är en del av förbättring, inte bestraffning
- Utse arbetsmiljösamordnare och stödpersoner
- Engagera chefer, skyddsombud och HR i etableringen
Skapa en tydlig process för avvikelsehantering
En välfungerande process är enkel att förstå, snabb att följa och tydlig i sin uppföljning.
Förslag på aktiviteter:
- Definiera steg: rapportering – bekräftelse – bedömning – åtgärd – uppföljning
- Skapa en enkel väg att rapportera (ex. via formulär, mobil, eller Easit GO)
- Koppla allvarligare avvikelser till riskbedömning och utredning
Etablera roller och ansvar
Vem tar emot rapporter? Vem utreder? Vem ser till att åtgärder blir genomförda?
Förslag på aktiviteter:
- HR eller arbetsmiljösamordnare tar emot och koordinerar hantering
- Chef eller skyddsombud gör bedömning och ansvarar för åtgärder
- Huvudskyddsombud eller ledning följer upp trender och statistik
Inför systemstöd och struktur
För att lyckas över tid behövs ett digitalt stöd med tydlig spårbarhet och överblick.
Förslag på aktiviteter:
- Använd ett system (t.ex. Easit GO) för registrering, hantering och uppföljning
- Märk avvikelser med typ, plats, allvarlighetsgrad, orsak och åtgärd
- Koppla till andra processer – t.ex. riskhantering, rehabilitering eller förbättringsförslag
Skapa kultur för öppenhet och förbättring
En öppen arbetsmiljökultur bygger på trygghet, enkelhet och tydlig återkoppling.
Förslag på aktiviteter:
- Lyft exempel på rapporterade avvikelser som lett till förbättring
- Säkerställ att alla får återkoppling, även vid ”mindre” avvikelser
- Betona att tillbud är värdefulla signaler – inte problem
Följ upp, analysera och utveckla vidare
Utan uppföljning finns risk att arbetet tappar fart eller trovärdighet.
Förslag på aktiviteter:
- Skapa översikter för statistik, trender och återkommande problem
- Rapportera till arbetsmiljökommitté eller ledning regelbundet
- Justera processen utifrån erfarenheter, feedback och nya krav
Checklistor
Checklista – Rapportera avvikelse
- Har händelsen rapporterats så snart som möjligt?
- Är alla relevanta uppgifter dokumenterade (tid, plats, typ, eventuell skada)?
- Har rapportören fått bekräftelse på att ärendet tagits emot?
- Behöver händelsen anmälas till Arbetsmiljöverket eller Försäkringskassan?
Checklista – Bedömning och åtgärd
- Är avvikelsen kategoriserad och riskbedömd?
- Har orsak analyserats (ex. teknik, beteende, organisation)?
- Finns tydligt ansvar för att åtgärda?
- Är åtgärderna dokumenterade och tidsatta?
Checklista – Uppföljning och analys
- Har åtgärder genomförts som planerat?
- Har medarbetaren fått återkoppling?
- Har händelsen lett till ändrade rutiner, utrustning eller utbildning?
- Ingår avvikelsen i analys/statistik för att se mönster?