Onboarding är organisationens mest tväravdelningskrävande process och en av de mest underskattade.
Det räcker inte att HR skickar ett välkomstmejl och IT förbereder en dator. Utan ett koordinerat flöde där IT, HR och facility arbetar mot samma tidslinje är det sällan den nyanställde möter en hel organisation på dag ett.
Vad som faktiskt händer utan ett koordinerat flöde
Scenariot är välbekant i de flesta organisationer.
HR registrerar en ny anställning, skickar ett anställningsavtal och planerar introduktionsprogrammet. IT får veta att det kommer en ny medarbetare, av chefen, tre dagar innan start, via mejl. Facility aktiverar ett passerkort baserat på en utskrift från HR-systemet som är sju dagar gammal.
Och den nyanställde sitter dag ett utan tillgång till de system de behöver, utan ett passerkort som fungerar för rätt utrymmen och med en dator som inte är konfigurerad för deras roll.
Det är inte för att IT, HR eller facility är slarviga. Det är för att de jobbar i separata system, med separata processer och utan ett gemensamt flöde som håller ihop deras arbete.
Offboarding är om möjligt värre. Studier visar konsekvent att systemåtkomst inte återkallas i tid vid avslutade anställningar, i vissa fall kvarstår aktiva konton i månader. Inte för att någon aktivt väljer att låta det vara så, utan för att ingen enskild funktion har helhetsbilden.
Varför onboarding och offboarding är ESM-frågor
Onboarding och offboarding är inte IT-processer. De är inte HR-processer. De är organisationsprocesser som kräver koordinerat arbete från flera funktioner och det är precis vad Enterprise Service Management är designat för.
ESM-principen är att stödfunktioner levererar sina tjänster via en gemensam plattform med strukturerade flöden. För onboarding innebär det att en begäran –”ny medarbetare börjar 22 juli, roll: systemförvaltare, avdelning: IT”, triggar ett koordinerat flöde där varje funktion ser sin del, sina uppgifter och sina deadlines.
HR skapar inte längre ett ärende i sitt system, skickar ett mejl till IT och hoppas att facility fått informationen. Det finns ett ärende, ett flöde och en samlad statusbild.
Hur ett koordinerat onboardingflöde ser ut i praktiken
I Easit GO kan en onboarding-begäran trigga parallella delärenden till varje involverad funktion med egna ansvariga, egna deadlines och egna checklistor.
IT:s delärende innehåller uppgifter om att konfigurera utrustning, tilldela systembehörigheter och skapa konton. Facility:s delärende hanterar passerkort, arbetsplatsuppsättning och eventuell nyckel eller larmbricka. HR:s delärende täcker introduktionsplan, kontraktsdokumentation och information till chefen.
Varje funktion ser bara det de behöver se och chefen har en samlad vy över om onboardingen är på rätt spår, utan att behöva kontakta tre separata avdelningar för statusuppdateringar.
Automationsregler kan kopplas till tidpunkter: om utrustning inte är beställd fem dagar före startdatum skickas en påminnelse. Om passerkort inte är aktiverat dagen före start eskaleras ärendet automatiskt.
Offboarding kräver samma struktur – med hårdare krav
Offboarding är en process med säkerhetskrav, inte bara logistik.
En strukturerad offboardingprocess i Easit GO triggas av en avslutad anställning och skapar delärenden för varje återlämnande och avaktivering som behöver hanteras: utrustning till IT, åtkomster att återkalla, passerkort att avaktivera, eventuella nycklar och behörigheter att dokumentera.
Det finns en tidslinje. Det finns ett ägandeskap. Det finns en logg över vad som gjordes och när.
Det sista är viktigare än det kan verka. Vid en säkerhetsincident eller en dataskyddsrevision är det inte tillräckligt att ”vi brukar hantera det”. Det behöver finnas dokumentation om att systemåtkomsten återkallades senast den dag anställningen avslutades och vem som genomförde det.
Tre principer för ett fungerande flöde
Organisationer som lyckas med koordinerad onboarding och offboarding har några saker gemensamt.
En enda starttrigger.
Processen inleds med en enda begäran, inte tre separata mejl till tre separata avdelningar. Den begäran innehåller all information som varje funktion behöver.
Tydligt ägandeskap per deluppgift.
Varje uppgift i flödet har en ansvarig funktion och en ansvarig person. Ingen uppgift är ”i luften” utan att någon äger den.
Synlighet utan kontaktbehov.
Chefen och den anställde ska kunna se statusen på hela onboardingen utan att behöva ringa runt. Det minskar friktionen och skapar trygghet.
Vanliga frågor
Varför fungerar inte onboarding när IT, HR och facility jobbar i separata system?
Varje funktion ser sin del av processen men inte helheten. Utan ett koordinerat flöde är det upp till chefen eller den nya medarbetaren att hålla ihop tre parallella processer.
Vad är riskerna med ostrukturerad offboarding?
Systemåtkomst som inte återkallas i tid, utrustning som inte återlämnas och avsaknad av dokumentation om vad som gjordes och när. Det är en säkerhetsrisk, en ekonomisk risk och i vissa fall ett dataskyddsproblem.
Hur koordinerar man onboarding i Easit GO?
En onboarding-begäran triggar parallella delärenden till IT, HR och facility med egna deadlines och ansvariga. Automationsregler säkerställer att rätt uppgifter skapas i rätt tid, och chefen kan följa status i en samlad vy.
Onboarding och offboarding är organisationens visitkort – mot nya medarbetare och mot de som lämnar. Att göra dem strukturerade är inte administrativ puritanism. Det är ett sätt att visa att organisationen fungerar.
Vill du se hur onboarding och offboarding kan se ut i Easit GO? Boka en demo
Läs mer
Henrik Resare
Commercial Product Manager
henrik.resare@easit.com
+46 70 249 36 06