Om Linnéuniversitetet
Linnéuniversitetet är ett av Sveriges större universitet med campus i Växjö och Kalmar. Med en bred utbildnings- och forskningsverksamhet har universitetet ett stort behov av effektiva digitala system för att hantera sin administration och service till studenter och personal.
Bakgrund och behov
Linnéuniversitetet hade en tydlig målsättning: att skapa ett gemensamt ärende och processhanteringssystem som kunde användas brett inom förvaltningen. Tidigare användes olika system och manuella processer, vilket ledde till ineffektivitet och bristande överblick.
“Vi behövde en plattform som var mer användarvänligt och kunde användas av fler avdelningar. Det tidigare systemet fungerade bra för IT, men kunde inte leverera det stöd som verksamheten behövde”, säger Fredric Wigren, förvaltningsledare för telefoni och InfoCenter.
Efter en upphandling 2018 valde universitetet Easit GO, som utmärkte sig genom sin flexibilitet och enkelhet.
Bred användning inom universitetet
Idag används Easit GO inom 20 sektioner fördelade på sju avdelningar, så som IT-support, kommunikationsavdelningen, universitetsbiblioteket och studerandeavdelningen etc. I GO hanteras även studentärenden.
“Vår självservice är öppen för både studenter, externa användare och personal, vilket gör det enkelt att följa status på ärenden”, säger Lina Warme, sektionschef för IT-support.
Digitalisering och effektivisering av processer
En av de största fördelarna med Easit GO är att universitetet själva kan skapa och anpassa processer efter sina behov. Tidigare användes manuella metoder, som e-post och delade funktionsbrevlådor, vilket gjorde att ärenden riskerade att falla mellan stolarna.
“Införandet av Easit GO har inneburit en betydande förbättring i våra arbetsflöden. Vi har nu en mer strukturerad hantering av ärenden, vilket har skapat bättre spårbarhet och en snabbare handläggning”, säger Fredric Wigren.
Märkbara resultat och nytta
Införandet av Easit GO har inneburit:
- En mer strukturerad och effektiv hantering av ärenden.
- Minskad risk för att ärenden faller mellan stolarna.
- Snabbare handläggning och bättre transparens för både personal och studenter.
- Automatiserade processer för återkommande arbetsmoment, vilket frigör tid för verksamheten.
“Vi har sett en tydlig förbättring i spårbarhet och uppföljning. Många verksamheter efterfrågar nu Power BI-rapporter för att analysera sina processer och förbättra sitt arbete”, säger Fredric Wigren.
Självständighet och minskat konsultberoende
Linnéuniversitetet har byggt majoriteten av sina processer själva i Easit GO, vilket minskat behovet av konsulter.
“Vi har gjort ungefär 70-80 % av konfigurationerna själva. Det är en stor fördel att vi kan anpassa systemet efter våra egna behov, utan att vara beroende av externa resurser”, säger Fredric Wigren.
Framtiden – Easit GO som processmotor
Universitetet ser Easit GO som mer än ett ärendehanteringssystem – det fungerar som en processmotor för digitalisering och automatisering.
“Vårt mål är att Easit GO ska försörja andra system med relevant information och automatisera processer. Det är en central del av vår digitaliseringsstrategi”, säger Fredric Wigren.
Henrik Resare
Commercial Product Manager
henrik.resare@easit.com
070-249 36 06