Sydnärkes IT-förvaltning – från beslut till drift på drygt två månader!

När Askersunds, Hallsbergs, Laxå och Lekebergs kommuner 2014 gick samman i en gemensam IT-nämnd skapades Sydnärkes IT-förvaltning. Med Lekebergs kommun som värd bär förvaltningen ansvaret för IT-stödet i de fyra kommunerna och fungerar som det centrala navet för digital service.

I början av 2025 blev det dags att välja en ny plattform för ärendehantering. En process som pågått en tid men av olika anledningar behövde beslutet plötsligt fattas snabbt. På bara några veckor valde man att gå vidare med Easit GO – och redan den 15 maj var systemet i drift.

– För oss handlade det om att hitta en lösning som vi själva kunde förvalta och utveckla. Det var viktigt att få kontroll över plattformen och slippa vara beroende av konsulter för varje liten ändring, berättar Mattias Martinson, IT-Specialist och designer för Easit GO på Sydnärkes IT-förvaltning.

En pressad tidsplan

Införandet startade i början av mars och två och en halv månad senare var systemet live. Att hålla tempo utan att tappa kvalitet krävde tydlig struktur och ett nära samarbete mellan Easit och förvaltningens team.

– Onboardingsmodellen från Easit var väldigt tydlig. Vi visste hela tiden vilket steg som stod på tur, och det gav oss trygghet i processen. Samtidigt fick vi hjälp att prioritera och fokusera på rätt saker, med tanke på den korta tidsrymden och att avtalet med vår tidigare leverantör löpte ut den sista maj. Sista veckorna blev intensiva, men tack vare bra dialog och struktur höll vi både tempo och kvalitet.

En viktig del i framgången var att våga prioritera. Allt behövde inte vara på plats från start.

– Vi landade i att inventariehanteringen fick vänta. Det viktigaste var att få igång ärendehanteringen. Det var en viktig insikt – att våga välja bort.

Stöd från andra kommuner

Innan beslutet fattades tog Sydnärkes IT-förvaltning kontakt med flera andra kommuner som redan arbetade i Easit GO. Det blev en viktig del av beslutsprocessen. Genom att höra hur andra kommuner använt plattformen i praktiken, vilka erfarenheter de hade av införande och hur de arbetade vidare själva, fick man en tydligare bild av vad GO kunde innebära även för Sydnärke.

– Det var väldigt värdefullt att höra hur andra gjort. Vi fick bekräftat att det vi uppfattat som styrkor faktiskt fungerade i praktiken. Att andra kommuner kunde berätta att de snabbt kommit igång, att de byggt vidare själva utan konsulter och att de var nöjda med samarbetet med Easit – det gjorde valet tryggare.

Resultat och stolthet

Nu, bara några månader efter driftstart, märks skillnaden. Medarbetarna har snabbt vant sig vid det nya systemet och uppskattar enkelheten.

– Jag trodde det skulle bli svårare för användarna att ställa om, men många säger att det var enklare än man tidigare trott. Det är roligt att höra.

För Mattias är stoltheten över projektet tydlig.

– Vi klarade inte bara tidsplanen, vi gjorde det dessutom på ett sätt där vi själva hade och har kontroll. Det är jag mest nöjd med.

Blicken framåt

Förvaltningen ser nu GO som en plattform som kan växa steg för steg och på sikt täcka fler delar av verksamheten. Det närmaste som står på tur är att koppla på inventariehanteringen och skapa bättre överblick över datorer, mobiler och annan utrustning. Samtidigt finns planer på att utforska fler integrationer för att minska dubbelarbete och förenkla vardagen för användarna.

– Vi ser redan nu att GO kan bli navet i mycket av det vi gör. Det handlar inte bara om ärendehantering, utan om att samla våra processer på ett ställe där vi själva kan anpassa och bygga vidare. Det här är bara början. Vi har en stabil grund, och nu kan vi bygga vidare i den takt vi själva vill.

Långsiktigt hoppas förvaltningen kunna använda plattformen till fler typer av ärenden och processer, och på så sätt successivt minska antalet system som medarbetarna behöver arbeta i.

Vill du läsa fler kundberättelser så hittar du dem här!