Introduktion
Asset Management handlar om att ha struktur och kontroll över organisationens alla tillgångar – inte bara IT. Det kan vara allt från fastigheter, fordon, maskiner och produktionsutrustning till licenser, immateriella rättigheter och abonnemang. Med ett gemensamt arbetssätt kan ni skapa tydlighet, undvika onödiga kostnader och fatta bättre beslut – oavsett tillgångstyp.
Lyssna på en podcast istället för att läsa!
Definiera syfte och mål med Asset Management
Första steget är att definiera varför ni vill införa Asset Management ur ett verksamhetsperspektiv.
Exempel på mål:
- Minska risken för dubbelinköp, felhantering och informationsluckor
- Möjliggöra spårbarhet, livscykelhantering och avskrivning
- Stärka kontrollen över investeringar, leasingavtal, garantier och servicekontrakt
- Skapa ett gemensamt språk och arbetssätt för alla typer av tillgångar
Förslag på aktiviteter:
- Formulera målbilden tillsammans med verksamhetsrepresentanter
- Identifiera nuvarande utmaningar i hantering av tillgångar – både fysiska och digitala
Förankra hos ledning och nyckelfunktioner
Ett brett Asset Management-projekt påverkar många delar av organisationen: IT, ekonomi, HR, fastighet, produktion, inköp – och kräver samarbete.
Förslag på aktiviteter:
- Ta fram en business case som lyfter effektivisering, kostnadsbesparingar och riskminskning
- Säkra ett mandat från ledningen för ett gemensamt sätt att hantera tillgångar
- Identifiera nyckelpersoner och ambassadörer från olika delar av verksamheten
Kartlägg tillgångstyper och informationsbehov
Vad räknas som en tillgång (asset) i er organisation? Vilken information behöver ni hantera?
Förslag på aktiviteter:
- Identifiera tillgångstyper: fordon, lokaler, utrustning, inventarier, mjukvarulicenser, abonnemang, leasingobjekt, m.m.
- Definiera informationsmodellen: ägare, status, plats, livscykelstadie, kostnadsställe, serienummer, garantier, etc.
- Gruppera tillgångarna logiskt: ex. ”produktionsresurser”, ”personalresurser”, ”digitala resurser”
Skapa struktur och kategorisering
En hållbar förvaltningsmodell kräver en gemensam struktur och ett enhetligt sätt att registrera och följa upp tillgångar.
Förslag på aktiviteter:
- Definiera kategorier och attribut för varje tillgångstyp
- Beskriv livscykeln – från anskaffning till avveckling
- Knyt tillgångarna till rätt verksamhetsdel, kostnadsställe och/eller ansvarig
Etablera roller och ansvar i verksamheten
Det krävs tydliga ansvarsförhållanden för att tillgångarna ska hållas aktuella och användas rätt.
Förslag på aktiviteter:
- Utse tillgångsansvariga per kategori eller avdelning
- Tydliggör roller för beställning, registrering, uppföljning och underhåll
- Koppla ansvar till verksamhetsroller – inte bara IT eller ekonomi
Välj systemstöd och konfigurera processerna
Ett gemensamt och flexibelt systemstöd är centralt för att få överblick och automatisering.
Förslag på aktiviteter:
- Välj ett verktyg (t.ex. Easit GO) som stödjer olika tillgångstyper och verksamhetsområden
- Importera och strukturera data från existerande källor (Excel, inköpssystem, fastighetssystem, etc.)
- Skapa processflöden för inköp, underhåll, kontroll och avveckling
Säkerställ datakvalitet och uppföljning
Aktuell och tillförlitlig information är grundförutsättningen för att Asset Management ska fungera.
Förslag på aktiviteter:
- Sätt upp regelbundna kontroller – t.ex. inventering eller revision
- Bygg dashboard och rapporter för beslutsstöd
- Upprätta rutiner för uppdatering vid förändringar (flytt, underhåll, avveckling)
Etablera arbetssätt och utbilda
Förankra arbetssättet i organisationen så att det blir naturligt att hantera tillgångar korrekt och konsekvent.
Förslag på aktiviteter:
- Utbilda alla som ansvarar för, använder eller registrerar tillgångar
- Skapa tydliga riktlinjer, checklistor och mallar
- Koppla Asset Management till relaterade processer som budgetering, inköp, säkerhet och service
Följ upp, förbättra och skala upp
Asset Management är inte ett projekt – det är en långsiktig förmåga som utvecklas över tid.
Förslag på aktiviteter:
- Analysera användningen och nyttan över tid
- Justera strukturer, ansvar eller informationsbehov efter verksamhetens utveckling
- Skala upp till fler områden: immateriella tillgångar, kompetenser, miljödata