Linnéuniversitetet – Smarta automationer med Easit GO

På Linnéuniversitetet har supportteknikern och designern Ludvig Mittbrodt använt Easit GO för att bygga smarta automationer som sparar tid och gör vardagen enklare. Med hjälp av GO Connect (fd. Meddelandefunktionen) och Easit Process Runner publiceras kunskapsartiklar direkt i Teams, lagringsytor skapas automatiskt och nya team sätts upp utan i Teams manuell hantering.

När Ludvig  gick sin utbildning i Easit GO i februari i år var det startskottet för något nytt. Som supporttekniker hade han redan god insyn i användarnas behov, och rollen som designer blev ett naturligt nästa steg.

“Utbildningen gav mig förståelsen för hur GO fungerar – men det var när jag började bygga själv som jag lärde mig på riktigt”, säger Ludvig.

Sedan dess har Ludvig använt sin nya kunskap för att förenkla vardagen för både supportteamet och användarna. Här är tre exempel på smarta lösningar som nu rullar i produktion på universitetet.

Kunskapsartiklar direkt i Teams med GO Connect

När nya kunskapsartiklar publiceras i GO skickas de nu automatiskt till en dedikerad Teams-kanal för kunskapshantering. Lösningen bygger på GO Connects meddelandefunktion som formaterar och skickar informationen, och Microsoft Power Automate som tar emot och publicerar den i Teams. Resultatet är att hela supportteamet får ny kunskap direkt i sitt flöde – utan manuell hantering.

“Det var lite klurigt i början att få JSON-mallarna och Power Automate att lira, men när det väl fungerade var det en riktigt bra känsla.”

Automatiserade beställningar av lagringsytor med Powershell

Beställningar av både intern lagring (hemkataloger) och OneDrive-utökningar hanteras nu nästan helt automatiskt via GO. Här används Powershell Universal för att skapa lagringsytorna och uppdatera ärendet.

1. Användaren fyller i ett formulär i GO.
2. Chefen godkänner ärendet.
3. Process Runner kör de nödvändiga kommandona, skapar lagringsytan och skickar en bekräftelse till användaren utan att någon annan behöver involveras i processen.

Resultatet är att supporten slipper lägga tid på rutinärenden – en stor vinst, särskilt under terminsstart när trycket är som högst.

Automatiskt skapande av team i Teams med Powershell

Behöver en användare ett nytt team? Det räcker nu med att fylla i ett enkelt formulär i GO. Även här används Powershell Universal, som skapar teamet direkt i Microsoft Teams, lägger till ägare och skickar ett meddelande till beställaren när allt är klart helt utan mänsklig inblandning.

“Det sparar oss mycket tid och gör att både studenter och personal kan komma igång direkt.”

Nu fortsätter Ludvig och kollegorna att kartlägga repetitiva uppgifter för att hitta fler processer att digitalisera.

“Det är roligt att se hur snabbt man kan göra skillnad. Små förbättringar kan spara mycket tid – både för oss och för användarna.”

Och resan fortsätter. Nästa steg blir att identifiera fler manuella uppgifter som kan automatiseras – både med de verktyg som redan finns i GO och med genom att involvera generativ AI i sina processer. Målet är att låta systemet ta hand om allt som är rutin, så att supporten kan fokusera på det som verkligen kräver mänsklig handpåläggning.

Linnéuniversitetets är ett jättebra exempel som visar hur enkelt det kan vara att komma igång med automation i Easit GO – och hur snabbt det kan ge effekt.

Hör av dig till oss på Easit så hjälper vi dig och din verksamhet igång med automationer som ni kan skapa och underhålla själva (om ni vill).

Läs mer

• Från incident till rapport – GO stöttar NIS2-kraven
  Se hur vår nya incidentprocess hjälper organisationer att uppfylla NIS2:s rapporteringskrav.
• Varför har Easit GO blivit så populär bland kommuner?
  Läs om varför allt fler kommuner väljer Easit GO för sin digitalisering.
• Easit GO + Ebbot AI – ett samarbete som tar automation till nästa nivå
  Upptäck hur AI kan användas för smartare ärendehantering.