Afa Försäkring har arbetat med Easit GO sedan 2012. Det som började som ett IT-ärendehanteringssystem har genom åren vuxit till en central och brett använd plattform som idag används av över 300 handläggare i en organisation med cirka 760 anställda. Från onboarding till certifikatförnyelser, incidentrapportering och automatiska flöden – Easit GO har blivit ett nav i Afa Försäkrings digitala arbetsvardag.
Från IT-support till hela verksamheten
Anna Liljedahl, tjänsteägare GO, beskriver hur plattformen successivt byggts ut, och hur man på senare år investerat både organisatoriskt och tekniskt för att maximera nyttan. Det började med IT, därefter följde kontorsservice, scanningsavdelningen och efter hand ett brett spektrum av verksamheter.
Förutom ITIL processerna (Incident, problem, change och service request) används Easit GO även av IT Säkerhet, avdelningen för integritetsskydd, HR, ekonomi och flera andra områden. Nya användningsområden tillkommer fortfarande – senast genom att statistiksamordning som arbetar med skadestatistik flyttade in sin hantering i GO. Där registreras nu allt som lämnas ut, till vem och i vilket sammanhang.
“Det som tidigare hanterades i ett hemmabyggt system har vi nu kunnat ersätta med något som är hållbart över tid,” säger Anna.
Automatisering som minskar risk och sparar tid
En tydlig styrka är hur plattformen kunnat anpassas till olika typer av verksamhet – allt från servicedesk till informationssäkerhet. I takt med att användningen breddats har också insikten vuxit om hur GO kan förenkla, inte minst genom automation. Ett konkret exempel är hanteringen av certifikat. När ett certifikat beställs skapas det automatiskt upp i inventariemodulen. När giltighetstiden närmar sig slutet skickas först påminnelser, därefter genereras ett ärende, och till sist – om inget händer – en incident. Allt sker utan manuell handpåläggning.
“Det är kanske det bästa vi har byggt. Vi har sett en tydlig minskning av incidenter kopplade till certifikat tack vare det här upplägget.”
En liknande princip används nu för datorer. Tre månader innan garantin löper ut får användaren ett mejl med länk till beställning av ny utrustning. Målet är att jämna ut belastningen, undvika bulkbyten och samtidigt skapa en bättre användarupplevelse.
DORA-rapportering med stöd i GO
GO är också en viktig komponent i Afa Försäkrings arbete med DORA. Ett stöd för incidentklassificering har byggts, där olika kriterier vägs samman till ett beslutsunderlag. Klassificeringen sparas i ärendet för spårbarhet.
“Man fyller i om det gäller en kritisk tjänst, risk för ekonomisk skada, dataförlust, påverkan på verksamhetens anseende och så vidare – och så får man hjälp att avgöra om det är anmälningspliktigt eller inte.”
Integrationer som stärker helheten
Parallellt med detta har Afa Försäkring satsat mycket på integrationer. GO är idag kopplat till ett molnbaserat behörighetssystem där användarrättigheter hanteras automatiskt. För ärenden som inte kan lösas via standardintegration skickas ärenden till servicedesk – utan att användaren märker vad som sker i bakgrunden. Via Splunk uppdateras CMDB löpande från olika källor med information om telefoner, datorer, servrar mm vilket gett en bättre överblick över Afa Försäkrings IT-inventarier.
“Vi har fått mycket bättre kontroll på våra saker. Tidigare var det svårt att få en samlad bild av vad som fanns – nu har vi spårbarhet och uppdaterad information.”
Certifikathantering, datorlivscykler och integrationer i all ära – men det handlar inte bara om teknik. Afa Försäkring har även satsat på att förbättra användarupplevelsen. Självserviceformulären har moderniserats, med villkorsstyrda fält och smart logik.
Framtid med AI och användarfokus
Samtidigt finns en tydlig framtidsvision. Anna lyfter gärna AI som nästa stora steg. “Tänk om man bara kunde skriva: ‘Jag behöver hjälp med det här’ – och så får man svar, en länk till ett formulär eller kanske en kunskapsartikel.”
Just nu pågår ett arbete med knowledge management där man tar fram kunskapsartiklar och FAQ:er som kan ligga till grund för en framtida AI implementation med en chattbot.
En tydlig förvaltningsmodell
Organisatoriskt har mycket hänt. Afa Försäkring har gått från punktinsatser till en strukturerad förvaltningsorganisation med en roadmap. Internt har också bilden av GO förändrats.
“Det är inte längre bara ett ärendehanteringssystem som skickar ut påminnelser.”
Värdet av att lära tillsammans
Samarbetet med Easit har spelat en viktig roll i den utvecklingen. Särskilt uppskattade är designerdagar och användarkonferenser.
“Det ger så mycket att träffa andra användare. Man blir inspirerad och får nya idéer, hittar förslag till lösningar och utbyter erfarenheter med andra användare”
Afa Försäkrings användning av Easit GO är ett tydligt exempel på hur en plattform kan växa med organisationen – när teknik, förvaltning och verksamhetsförståelse går hand i hand.
Om AFA Försäkring
Afa Försäkring ägs av arbetsmarknadens parter och administrerar kollektivavtalade försäkringar för anställda inom privat sektor, kommuner och regioner. Bolaget har cirka 760 anställda och arbetar med förebyggande insatser, skadereglering och utbetalning av ersättningar vid bland annat arbetsskador, sjukdom och föräldraledighet. Afa Försäkring är också en viktig aktör inom forskning och statistik kopplat till arbetsmiljö och hälsa.
Henrik Resare
Commercial Product Manager
henrik.resare@easit.com
070-249 36 06