Effektivisering och automatisering av interna processer blir viktigare och viktigare för att organisationer ska kunna förbättra sin leveranskapacitet och minimera onödig administration.
En lösning som några av våra kunder nyligen implementerat i Easit GO är ett konkret exempel på detta. En helautomatiserad integration mellan beställningsportalen i GO och en leverantörs produktkatalog. Denna lösning har skapat en smidig och förutsebar process för beställning av IT-utrustning och telefoni, från katalog till leverans.
Från manuellt till automatiserat
Tidigare var hanteringen av beställningar en resurskrävande manuell process. Beställaren behövde leta upp produkter, skicka in ansökningar och vänta på manuella godkännanden och vidarebefordran av information till leverantörer. Med den nya lösningen är hela processen automatiserad:
Automatisk import av produktutbud – Leverantörens produktkatalog importeras direkt till GO:s artikelregister. Detta gör att det beställningsbara utbudet är tillgängligt för slutanvändarna via GO:s självserviceportal. Utbud och priser uppdateras kontinuerligt och automatiskt, vilket garanterar att informationen alltid är aktuell.
Automatiserad orderhantering – När en beställning görs i portalen skapas en order i GO som automatiskt vidarebefordras till leverantörens ordersystem efter att godkännande från behörig har erhållits.
Återkoppling från leverantören – Så snart leverantören bekräftar ordern skickas information tillbaka till GO. Beställaren får direkt tillgång till detaljer som leveransdatum, vilket skapar transparens och förbättrar planeringen.
IT-avdelningens roll i leveransen
Medan vissa typer av utrustning kan levereras direkt till beställaren, finns det fall där IT-avdelningens förberedelser är nödvändiga innan slutleveransen. Tack vare integrationen blir även detta en mer strukturerad och effektiv process. När leveransen från leverantören påbörjas informeras IT-avdelningen automatiskt, vilket gör att de kan påbörja eventuella förarbeten eller rutiner i god tid.
Slutförande och uppföljning
När leveransen är slutförd hos beställaren markeras detta i GO, varpå orden uppdateras, utrustningen inventarieförs, kopplas till rätt kostnadställe och avslutas automatiskt. Denna slutliga uppdatering säkerställer en korrekt dokumentation och ger både IT-avdelningen och beställaren en tydlig överblick av leveransen.
Resultat – Tidseffektivitet och minskade fel
Den automatiserade processen har lett till flera fördelar:
- Minskad administrativ arbetsbörda – Både för beställare och IT-avdelningen.
- Snabbare leveranser – Tack vare direkt återkoppling och automatiserad hantering.
- Högre precision – Minskat antal fel i beställningar och leveranser.
- Ökad transparens – Beställare kan följa status och leveransdatum i realtid.
En framtid med automatisering
Denna lösning visar hur automatisering kan omvandla en tidigare komplex och tidskrävande process till en effektiv och förutsebar del av vardagen. Det är ett exempel på hur digitalisering inte bara förbättrar arbetsflöden utan också skapar bättre förutsättningar för samarbete mellan organisationer och deras leverantörer.
Vill du veta mer om hur GO kan både förenkla och förbättra era beställningsrutiner och processer så hör av dig. Vi finns här för att hjälpa till.
Läs mer
Integrationer
Denna sida ger en översikt över Easit GO:s integrationsmöjligheter med andra system.
Plattformens funktioner
Här presenteras de centrala funktionerna i Easit GO, inklusive ärendehantering, automation och integrationer.
Design Studio
Denna sida introducerar Design Studio, ett verktyg inom Easit GO som möjliggör anpassning och automatisering av processer utan kodning.
Henrik Resare
Commercial Product Manager
henrik.resare@easit.com
070-249 36 06